Según “La función de comunicación vista por los profesionales de la información”, un pequeño estudio publicado por las agencias AxiCom y Top Comunicación, un periodista llega a recibir hasta 300 notas de prensa diarias…lo que supone que tendría que dedicar una jornada de más de 10 horas solo a leerlas todas.
Pero a la vez, los propios profesionales reconocen que una de las consecuencias de la crisis que sufre el negocio del periodismo es que el “copiar y pegar” gana terreno y que las notas de instituciones y empresas son cada vez más base o punto de partida para sus informaciones.
Las notas son así, simultáneamente, una fuente buscada y con un volumen difícil de manejar, por lo que para cualquier responsable de comunicación corporativa es fundamental conseguir que sus notas de prensa sean eficaces. Veamos algunas claves para conseguirlo.
Relevancia
Los envíos de hechos irrelevantes, mera publicidad, contenidos poco o nada acordes con los temas del medio o su público no solo condenan a una nota a la papelera, sino que harán desconfiar del remitente en futuros envíos. Los envíos indiscriminados son un error.
Y hay que aceptar que la relevancia la decide el medio, que es totalmente libre de no publicarla. Llamar para comprobar que una nota ha llegado o se va a publicar solo debe hacerse en casos muy puntuales.
Amistosidad
Cuanto más fácil haga el trabajo del periodista, más posibilidades hay de que una nota llegue a publicarse. Fundamental es redactarlas con estilo periodístico: claro, conciso y que llamen la atención desde el primer párrafo, que puedan publicarse como noticia sin retoques; pero esto solo es el principio.
Es preciso también incluir datos de contacto para que el lector (y responder con rapidez, evidentemente).
Importantes son también los materiales complementarios -como fotos o documentación- de calidad. Y hay que tener en cuenta que entre estos materiales es importante una web actualizada y bien diseñada, donde el periodista pueda solucionar dudas fácilmente.
Otros factores son tener en cuenta las horas y día de cierre de los medios; personalizar el envío, dirigiéndose al redactor que lleve cada tema; o tener en cuenta que un mismo texto puede no ser adecuado para un medio generalista y uno especializado.
Destacar desde el principio
Ante el número de correos recibidos en una redacción, la decisión de abrirlo o llevarlo a la papelera es casi automática. En el estudio citado, el periodista Miguel Ángel Uriondo (Actualidad Económica) afirma: “Estoy seguro de que dejo pasar muchas historias geniales porque nadie se molesta en vendérmelas de forma específica”.
Hay que cuidar especialmente el titular del texto e incluso el “asunto” del correo; que sea claro y atractivo puede evitar que no acabe en la papelera sin abrir.
Visión a largo plazo
Una nota de prensa no tiene que tener como único objetivo su publicación inmediata. Si ofrece datos e ideas (casos, estudios, información práctica…) que puedan servir para ofrecer una información propia o para desarrollar un tema en el futuro, el periodista la tendrá en cuenta en el futuro y, sin duda, la valorará especialmente.
Buscar perchas
Es decir, motivos noticiosos que hagan más atractivo el mensaje que se quiere difundir. Por un lado, asociando a la marca temas estacionales de interés seguro (Navidad, comienzo de clases…); por otro buscando relacionarse con temas de actualidad (por ejemplo, una noticia sobre huevos contaminados, para una noticia sobre granjas ecológicas).
Personalización
Aunque por definición una nota de prensa busca la más amplia difusión posible, también puede ser útil enviarla en exclusiva a un medio por su especialización temática o su especial interés; aunque hay que valorar que esto puede molestar a los periodistas de otros medios. En este caso, es especialmente importante cuidar aspectos como la profundidad y la originalidad del tema.
De la misma manera, si una nota tiene como resultado que más de un medio quiere ampliar la información hay que procurar no repetir las mismas ideas.
