En este blog ya he tratado del papel que tienen los medios de información en la comunicación de cualquier pequeña empresa u organización; de cómo puede beneficiar y de algunas claves para tener presencia. Continuando con este tema, propongo aquí una guía paso a paso de uno de los casos más habituales: el envío de una nota de prensa, difundiendo un hecho relevante de nuestra actividad. Como vamos a ver, un trabajo que comienza antes y continúa después de la preparación de la nota propiamente dicha.
Paso 1. Valorar el tema
Parece obvio y, sin embargo, pero cómo señalaba en una columna Mikel López Iturriaga, a los periodistas llegan numerosas notas de prensa "inútiles, estrambóticas o simplemente estúpidas". Una noticia es, en esencia, un hecho novedoso y de interés general; así que una nota de prensa no puede ser pura publicidad, un anuncio intrascendente, una repetición... Hay materiales que pueden ser muy válidos para otros canales como nuestra página de Facebook, pero no para la prensa. Basta con preguntarse, ¿si esto no hablara de mi, me interesaría conocerlo?
Paso 2. Valorar el momento
Es indudable que según la agenda de cada día y los temas de actualidad del momento una misma nota puede tener una repercusión muy distinta. Pero también es cierto que muchas veces no se puede elegir una fecha y que nunca se van a poder ni conocer ni controlar todas las circunstancias.
Más que pensar qué día de la semana es el mejor para que publiquen tu nota, un debate en mi opinión bizantino, se trata de aplicar el sentido común y la experiencia; lo mismo que cuando se programa un acto público.
Paso 3. Redactar un texto periodístico y de presentación cuidada
La meta de cualquier nota de prensa es convertirse en noticia, así que facilitará nuestra meta seguir el esquema de un texto informativo, tanto en el fondo como en la forma. Además, ayudará también a que se valore nuestro mensaje cuidar la presentación: colocar nuestro logo en la cabecera, usar un tipo de letra sobrio y legible, márgenes igualados...
En cuanto al estilo, simplemente remito a los consejos de mi post "Las cinco claves de la comunicación eficaz"; pero apunto algunas ideas básicas para presentar y estructurar el texto. Una nota de prensa debe incluir:
-Título que resuma todo el contenido, que invite a la lectura y que no supere las tres líneas. Presentación con un cuerpo de letra y destaque tipográfico superior al resto y centrado.
-Opcionalmente uno o dos subtítulos que amplíen algún aspecto de la información, pero que tengan sentido propio y puedan leerse sin el título. Presentación con un destaque intermedio entre el texto en sí y el título.
-Un cuerpo del texto en 4-5 párrafos, nunca más de dos folios, que relate la noticia. Es recomendable en el inicio indicar la fecha de envío. Presentación sin alardes (mayúsculas, negrita).
Para quienes no estén habituados a escribir para los medios, un posible modelo de estructurar el cuerpo del texto puede ser este:
-Primer párrafo: Contar el hecho de forma básica pero completa, incluyendo las conocidas 5 w a las que debe responder una noticia: Who, what, where, when y why.
-Segundo: desarrollar el aspecto más importante y principal del hecho.
-Tercero: Ampliar algún otro aspecto. Otro posible recurso es presentar una cita de un representante cualificado de la entidad que envía la nota ("el presidente de X ha manifestado que este premio...")
-Cuarto: Dar los datos básicos de nuestra organización ("X se fundó en 1950 y es líder...")
Paso 4. Dar posibilidades de ampliar la información
Ver publicada íntegra nuestra nota no es el objetivo máximo, una nota puede ser el pie para que los medios se interesen en ampliar la información facilitada, por lo que hay que apoyar en lo posible esta posibilidad. Siempre, siempre, hay que señalar un nombre y teléfono/correo para atender a los periodistas que lo deseen (y responder a sus peticiones, claro). Y en el envío de cada nota en concreto hay que pensar qué recursos pueden ser de interés (fotografías, enlaces a la web, documentos...) y facilitarlos.
En la imagen siguiente, vemos un ejemplo de nota de prensa en donde se han cuidado todos los aspectos señalados en este apartado y el anterior.
Paso 5. Adaptar el listado de destinatarios
Un arma imprescindible en la comunicación corporativa es un listado de direcciones de medios lo más completo y actualizado posible, con los contactos de todos los medios donde aspiremos a figurar por su ámbito geográfico o especialización temática. Para cada caso concreto partiremos de este listado para adaptarlo a lo que busquemos, por ejemplo seleccionando solo a los medios de una provincia determinada.
Como norma, una nota de prensa busca la máxima difusión, por lo que el primer interés será no olvidar ningún medio, aunque sea modesto o local.
Es importante no dejar nunca de incluir las agencias de noticias: son un vehículo de difusión para llegar a medios que no conozcamos y para que en el futuro nos puedan encontrar buscando en sus archivos.
Paso 6. Buscar sinergias con el resto de nuestra comunicación
La publicación de nuestra nota, por muy buena respuesta que haya tenido, no es final. Todavía tenemos que aprovecharla en nuestra comunicación de varias formas. A modo de ejemplo: La misma nota, convenientemente adaptada, se puede usar en nuestra web o blog; en redes como Twitter o Facebook podemos publicar enlaces a los medios o anuncios del tipo "mañana nos entrevistan en"; la recopilación de apariciones en medios puede ser una sección en nuestra web o en la memoria anual; podemos seguir los posibles comentarios y reenvíos a nuestra noticia...
Y desde luego es básico aprovechar informaciones que se obtienen con el envío de una nota de prensa, como nombres de periodistas que nos responden o el nombre de medios desconocidos donde se aparece, para mejorar nuestra lista de medios y mejorar resultados en la próxima ocasión.
